Analyser, Berättelser och Reflektioner

Etikett: undervaka

Vem är egentligen rättshaverist i offentlighetsprincipens värld?

I diskussionen om offentlighetsprincipen och vilken nivå på service en kommun, ett landsting eller statlig myndighet ska ha nämns ofta ett problem, nämligen de så kallade rättshaveristerna. Rättshaverister ger upphov till en diskussion om offentlighetsprincipens konsekvenser för organisationer när allmänna handlingar begärs ut. Men är verkligen privatpersoner d.v.s. rättshaverister, problemet?

Det finns de som menar att offentlighetsprincipen är på tok för ”öppen” och tillmötesgående, att rätten att ta del av offentliga handlingar är för omfattande. När handlingar bara bestod av papper sattes därför också hinder för att försöka förhindra ett missbruk av offentlighetsprincipen. Exempelvis får en offentlig organisation ta ut en avgift för mer än ett antal sidor av en handling, vilket ska hindra medborgare att spontant begära ut handlingar.

Det hinder som sätts upp hindrar dock inte att rättshaverister begär ut stora mängder allmänna handlingar vilket då väcker ont blod hos tjänstemän och politiker. Det finns exempel där kommuner får anställa extrapersonal för att möta en privatpersons massiva begäran av allmänna handlingar. Därför hörs också röster om att rättshaverister utnyttjar systemet för mycket och därför ska vi begränsa offentlighetsprincipen. Några få skapar därmed problem för det stora flertalet, och resonemanget blir därför detsamma som när vi har brottslingar som begår hemska handlingar så måste samhället acceptera att bli mer slutet med begränsad frihet.

Enligt rapporten ”På väg mot en digital offentlighetsprincip – slutrapport från projektet Undervaka” som presenterades sommaren 2017 konstateras att problemet med rättshaverister egentligen inte är stort. Det krävs mer undersökningar säger rapporten för att belägga detta faktum, men att medborgaren som individ skulle vara ett problem riskerar att vara en myt. I rapporten lyfter Undervaka en intressant aspekt, nämligen att kommunens verkliga utmaning är företag som lever på offentlig information genom att återkommande begära ut stora mängder offentliga handlingar. Alltså, företagen kan vara de egentliga rättshaveristerna om man ser till den mängd offentlig information som de begär ut och det merarbete företagen skapar för det offentliga. Med den information företagen får ut från offentliga organisationer skapar de sedan tjänster och säljer dem vidare till medborgare och företag, oftast digitalt trots att handlingen kan ha varit analog (på papper). Alltså, de säljer information till dig och mig, information som vi egentligen kan begära ut själva utan företaget som mellanhand.

Nu tycker jag inte det är fel att företag hämtar hem information från offentliga källor och förädlar informationen till praktiska tjänster som jag kan använda mig av. Det finns en allmän trend, dock frivillig och i den takt som organisationerna själv väljer, att inom den offentliga sektorn tillgängliggöra gratis offentlig information fritt tillgänglig som så kallade öppna data, för att möjliggöra skapandet av tjänster och företag. Ett bra exempel är SMHI som genom att släppa på väderdata har öppnat för olika typer av kommersiella tjänster.

Problemet som jag ser det är snarare att det inte arbetas med att digitalisera offentlighetsprincipen i stort, särskilt med tjänster som underlättar för kommuner att lämna ut handlingar utan att det skapar merarbete. Kommuner, landsting och staten borde med lämpligt arbetssätt och system skapa en arena, plattform eller liknande, där de offentliga handlingarna tillgängliggörs utan att det belastar den egna organisationen.

Digitaliseringen gör offentlig verksamhet offentlig på riktigt. Alla handlingar som produceras i en offentlig organisation kan ligga tillgängliga för vem som helst att söka. Alla handlingar, från färdiga dokument till enstaka tangentslag, skulle kunna vara offentliga öppna data. Självklart har information som skyddas av sekretess filtrerats bort med artificiell intelligens. Vi slipper de så kallade rättshaveristerna och kommunerna slipper en onödig arbetsbörda. Resurser som frigörs kan istället läggas på vård, skola och omsorg.

Kommunen kommer därför själva att göra det företagen gör idag – tillgängliggöra sin egen information för alla att ta del av. Vill medborgaren sedan köpa informationen via företag i form av tjänster så är det bara positivt för kommunen och Sverige i stort. Företagen kan hämta den offentliga informationen från samma tjänst som medborgaren gör. Det skulle t o m kunna bli så att kommunen genom att offentliggöra alla sina handlingar digitalt skapar nya lokala företag där entreprenörer kan skapa tjänster som stödjer kommunen att just tillgängliggöra handlingar, och som dessutom också stödjer kommunen att utföra sin uppgift.

Det som begränsar oss är inte pengar. Rättshaveristerna finns därför att vi gör som vi gör, för det har vi alltid gjort. Einstein ska ha sagt att gör vi om samma sak om och om igen och förväntar oss något nytt, så är vi inte smarta. Arbetssätt, vanor och tankebanor i kommuner och offentliga verksamheter är det som skapar rättshaverister – inte offentlighetsprincipen.

Kommunikatörens ansvar för offentlighetsprincipen

Jag har under mitt yrkesverksamma liv i huvudsak arbetat som kommunikationschef i organisationer som måste följa offentlighetsprincipen. När jag tänker tillbaka på den tiden har konstigt nog offentlighetsprincipen aldrig varit en viktig del av min vardag. Med viss regelbundenhet kunde någon chefskollega eller medarbetare nämna att en viss kategori av handlingar begärts ut som vi eventuellt behövde hantera kommunikativt. Majoriteten av offentliga handlingar som begärdes ut fick jag aldrig kännedom om i mitt arbete. Bara när det krisade i organisationen kom offentlighetsprincipen att uppta min vardag, t ex att hantera media som ville veta kostnaden för organisationens julbord eller chefens representationskostnader. Mer närvarande var däremot yttrande- och meddelarfriheten, som alltid fick hanteras varsamt. Det var och är absolut förbjudet att begränsa medarbetarnas rätt att tala med media eller andra. Offentlighetsprincipen var däremot ingen viktig fråga.

Skulle jag idag ta anställning i en offentlig organisation skulle jag lyfta offentlighetsprincipen som en av hörnstenarna i organisationens kommunikationsarbete. Offentlighetsprincipen måste försvaras i den moderna digitaliserade värld vi lever i. Det handlar inte bara om ett försvar mot personer som vill begränsa utlämnandet av handlingar, t ex populistiska politiker, högre tjänstemän och diverse opinionsbildare, med argumentet att principen anses vara en arbetsbörda för offentliga organisationer. Det handlar mer om ett försvar mot inkompetens, bristande förståelse för arbete i offentliga organisationer eller, ett vanligt förekommande argument, att bara se offentlighetsprincipen som en kostnad.

Projektet Undervaka släppte under sommaren 2017 en rapport som hos mig väcker ett antal frågor. Frågorna handlar om kommunikatören och offentlighetsprincipen och vilket ansvar kommunikatören tar för att försvara offentlighetsprincipen. Är offentlighetsprincipen närvarande i kommunikatörens vardag – eller är offentlighetsprincipen bara ett besvär i kommunikationsarbetet? Ska kommunikatören äga offentlighetsprincipen på samma sätt som kommunikatören äger förtroendefrågor, varumärket och andra för verksamheten centrala frågor? Skall offentlighetsprincipen in i kommunikationsplanen?

Mycket handlar om kompetens, ordning och reda och inte minst respekt för medborgarens rättigheter. Via tjänsten Frågastaten gjordes en begäran om en handling hos en större kommun i södra Norrland. Samma begäran gjordes även till en större statlig myndighet. Det handlade om organisationernas avtal med leverantörer för mediebevakning. En med andra ord okontroversiell offentlig handling. Kommunen ifråga hade under lång tid synts mycket i media och är aktiv i sociala medier för att marknadsföra kommunen. Frågeställaren antog därför att kommunen hade en aktiv mediebevakning via någon form av tjänst. Från den statliga myndigheten kom avtalet, den begärda handlingen, digitalt inom 24 timmar. Från kommunen kom snabbt ett automatiskt svar med ärendenummer. Därefter hördes ingenting. Efter två veckor skickades en påminnelse. Det kom återigen snabbt ett ärendenummer och efter ytterligare någon vecka kom ett svar från registrator, som vidareförmedlade kommunikationschefens svar att de inte hade något avtal.

Kommunikationschefens svar samt resultatet av Undervakas arbete får mig att formulera följande fyra frågor.

1. Hur integrerad är offentlighetsprincipen i en kommuns kommunikationsstrategi?

Finns offentlighetsprincipen och medborgarens rätt att ta del av offentlig information med i kommunens övergripande verksamhetsstrategi samt i andra strategier och planer där det arbetas med att kommunicera, t ex varumärkeskampanjer, näringslivskommunikation, integration av nyanlända etc.

2. Hur engagerad är kommunikatören för demokrati och öppenhet kopplat till offentlighetsprincipen?

På vilket lojalitetsben står kommunikatören när ”besvärliga” offentliga handlingar begärs ut? Här kan den kommunala kommunikatören hamna i ett verkligt dilemma i t ex en krishanteringssituation. Ska kommunikatören stödja chefen, ledningen eller verksamheten genom att förhala utlämnandet av offentliga handlingar? Eller lämnas handlingarna ut i enlighet med rollen som offentligt anställd trots att kommunchefens besvärliga representationsnotor blir offentliga (de är ju per definition redan offentliga)? Får kommunikatören överhuvudtaget vara med i bedömningen om hur ärendet ska hanteras?

3. Vilken roll tar kommunikatören i digitaliseringen av offentlighetsprincipen?

Undervaka beskriver i sin rapport en situation där offentlighetsprincipen behöver anpassas till en digitaliserad vardag. Tar kommunikatören en aktiv roll i införandet av system som enkelt offentliggör handlingar som produceras av kommunen? Jämför utvecklingen av e-tjänster där kommunikatören har en roll i och med att tjänsterna tillgängliggörs på kommunens webb. Om kommunikatören inte tar denna roll, vad beror det i så fall på?

4. Finns demokratifrågorna alltid närvarande hos kommunikatören i det dagliga kommunikationsarbetet?

Alltså, ser kommunikatören en tydlig koppling mellan demokrati och sitt arbete med exempelvis sociala medier, webb samt presskontakter och offentlighetsprincipen? Är det viktigare i vardagen att planera och marknadsföra kommunens näringsliv jämfört med att upprätthålla en öppen, tillgänglig kommun med enkel åtkomst till offentliga handlingar?

Kommunikatören kan alltid hävda att offentlighetsprincipen finns närvarande i vardagen. Demokrati i den kommunala kommunikationsverksamheten handlar ju inte bara om offentlighetsprincipen. Självklart är det så. Det hindrar dock inte att frågan ytterst handlar om vem som tar strid för en 251 år lagskyddad princip som bidragit till att vi har det öppna samhälle vi har idag. I dag talar vi om varumärken även i kommunala sammanhang. Inget starkt varumärke kan byggas om varumärkets så kallade attribut inte är uppfyllda. För en kommun är ett centralt attribut i varumärkesbyggandet god medborgarservice. Bakom god medborgarservice döljer sig offentlighetsprincipen och rätten att skyndsamt kunna ta del av offentliga handlingar.

Jag anser att frågan om offentlighetsprincipen och kommunikatören är så spännande att jag kommer att fortsätta publicera tankar kring frågan. Vi har en situation i samhället där vi å ena sidan värnar om öppenhet och transparens i verksamheterna (tänk öppna data) och å andra sidan ser ett antal händelser med inslag av exempelvis korruption och misshushållning av skattemedel där det offentliga förhalar eller sekretessbelägger när egentligen öppenhet vore det bästa. Yrkesföreningen Sveriges Kommunikatörer har sedan många år arbetat för att tydliggöra yrkesnormer för kommunikatörsyrket. En punkt i yrkesnormerna handlar om det öppna samhället. Där står bland annat att ”Kommunikatörens professionella verksamhet ökar öppenheten i samhället.” Jag hoppas därför att kommunikatören i offentlig verksamhet verkligen arbetar för detta och stärker öppenheten genom att aktivt bejaka och tillämpa offentlighetsprincipen.

© 2024 Johan Axell

Tema av Anders NorenUpp ↑